ルールや運用を変更するときに理由を説明していますか？
- 前に決めたルールが時代に合わなくなったり
- 会社の状況が変わったり
- 従業員数が少なかった時はよかったけど、多くなったら今までのようにはいかなくなったり
でルールや運用を見直して、変更しないといけなくなったりしますよね。
そんな時、ちゃんとその背景や理由を説明していますか？
「これまで、定例ミーティングは週1回でしたが、来週からは週2回にします。」
「来月から、出勤する際の服装についてですが、ジーンズは禁止します。」
とだけ言われたら、あなたならどう思いますか？
「なんで、週2回に増えたの？ただでさえ忙しいのにまた時間取られる…」
「もう何年もジーンズを穿いてきてたのに何で急に…」
みたいに従業員の方は思うのではないでしょうか？
「それはちゃんと説明しなきゃ！」って声が聞こえてきそうですが、でも意外とその背景や、理由を説明していない上司や経営者っていらっしゃいます。
私も、勤務していた時代にそんなことはよくありました。
そうすると。モヤモヤだけがいつまでも残ります。
変更している経営者や上司はわざと言わないことも戦略的にあるかもしれませんが、自分は変更しないといけない理由はわかっていて、それまでの経緯がわかっていて、そうしなければいけない理由が知っているから、ついつい端折ってしまうんですよね。
でも、やっぱりそこは丁寧な説明が必要です。
また、先ほどの事例のミーティングの回数増加で言うと、例えば職員間の情報共有が上手くなされていなくて、無駄に時間がかかっていたり、連絡ミスによる取引先からクレームが多くなっている。
週1回30分みんなで集まって情報の共有する時間を増やせば、業務効率化もでき、取引先からのクレームによる対応も減らせるのであれば、週1回30分の時間は価値がありますよね。
そういったことを説明せずして、何も言わないか、またはとても簡単に「情報共有の時間を増やした方が良いからミーティングの回数を増やします」だけでは誰も納得せず、効果は得られません。
経営者や上司にはリーダーシップが必要です。
社員を巻き込んで、組織をその気にさせて、経営目標達成するリーダーシップ力が必要です。
それには、従業員や部下との信頼関係が大切です。
経営者には、朝令暮改が必要な時があるでしょう。（単なる気まぐれは論外ですが…）
やめる選択が必要な時もあります。その判断を間違うと、とんでもない損失に繋がることもあるからです。
ですが、そんなときちゃんと「理由」説明しましょう。
それでも、納得してもらえなかったり、理解してもらえないこともあるかもしれません。
残念ながら、立場が違うとモノの見方は変わるからです。
だからと言って、役割としての説明責任を果たさないのは、良くありません。
仮に納得が得られない場合であっても、経営者は上司はきちんと理由や背景を説明して、役割を果たしましょう。
そうすると、例え「えーいやだなあ、ジーパン穿きたかったなあ」と思いながらも協力してくれるでしょう。
最後にちょっと…
で、ジーンズの件ですが、あるお客様からジーンズって作業着ですよね…といった指摘がありました。（ジーンズは一説によると、新大陸のアメリカの船乗りたちが着ていたズボンがルーツって言われていますね。つまり作業着だったわけです。）
今まであまり気にしておらず、これまで服装に関する特段の取り決めもしていませんでした。
でも、そのように不快に感じるお客様がいらっしゃるのであれば、ジーンズを勤務時に穿いて仕事をするのはやめることにしようと、経営層で決めました。
さて、あなたなら従業員に何て説明しますか？
