時間が無くて後回しにしていること多いですか？
- 社内で勉強会をしたいんだけど、毎日の業務に追われてできない
- 会社の業務フローを見直したいけど時間が取れない
- 会社案内のパンフレットをもっと見やすいように変えたいけど時間が無い
どれも大事なんだけど、日々の業務に追われて、ほんとは大事だけど、今すぐやらなくてもそんなに困らないことって、ついつい後回しになっていませんか？
よく言われる4象限の「重要だけど緊急じゃない」ことですね。
でも、この「重要だけど緊急じゃない」ことって、ほんとはとっても大切なのです。
では、なぜ時間が取れないのか？よくある原因を見てみましょう。
原因その１ 目の前の仕事を優先してしまう
前に勤務してい職場でも、電話対応などに追われてしまって、スキルアップの為の勉強の時間や、新たなサービスの提供を考える時間が取れませんでした。お客様からの電話やメールなどで問い合わせがあると、どうしてもすぐに返さないと、っていう気持ちが働き、電話での問い合わせや、メールの返信を優先してしまいます。
そして、今やらなくても特にお客様に迷惑をかけるわけではないことは、どんどん後回しになっていきます。
あと、忙しくしていると、人って仕事をしている感があって安心します。
「頭で考えている」て、直接的には成果が目に見えないので、なんだか今日は何もしなかったな、っていう気持ちになるのです。
だから、無意識に作業をやってしまうっていう、心理も働きます。
原因その２ やってる仕事が中断されて非効率になっている
資料を作成していると、自分あての電話がかかってきて中断されてしまう。
そうすると、「3歩進んで2歩下がる」みたいな感じで、集中して行えば1時間で出来る仕事が1時間半かかってしまうなんてことありますよね。
「重要だけど緊急じゃない」をやるとこんないいことがある
例えば、業務が非効率でムダに時間がかかっている、その業務フローを見直すことに、3人がまるまる1日使ったとします。
1日8時間×3人＝24時間
それで、業務の効率化に成功して、会社全体の業務が1日2時間改善されたとします。
すると、1月を20日だとすると、1ヶ月で元を取れてしまいます。
あー今日お客様から頼まれていたことをやりたかったな、という気持ちをグッと抑え、明日でも間に合うお客様からの問い合わせは明日にして、業務フローの見直しに時間を使って、業務改善に成功すれば、今までより質の高いサービスを提供できるようになれば、結果的にはお客様にためにもいいことなのです。
その業務改善に使った1日は、貴重な1日になるのではないでしょうか？
「時間が無いからできない」って諦めずに、「時間が無い」のが原因なら、「時間を作る」方法を真剣に考えてみませんか？
「時間を作る」仕組みを作ろう
「集中タイム」で時間を捻出
前に勤務していた職場では、「集中タイム」という仕組みを設けました。
これは、自分の良いタイミングで、月に2回2時間を「集中」して自分がやりたいことをやる時間です。
その間は、担当顧客からの電話もつながず、上司も同僚も話しかけない、というルールにしました。
ですから、途中で中断されることもないので、業務の効率化や、スキルアップをする時間が確保できるようになりました。
業務の効率化が出来ると、そこで時間の捻出が出来て、「重要だけど緊急じゃない」ことが出来るようになりました。
Googleの20％ルールを知っていますか？
これは、「業務時間のうちの20％を、普段の担当業務でない業務、自分の担当外の業務に使わなくてはならない」というものです。このルールは、任意ではなく義務とされています。
これにより、Googleでは画期的なサービスが生み出されたと言われています。
つまり、新たなサービスを生み出すには、新たな思考や発想が必要で、日頃やっていないことに取り組むことで、イノベーションが起き、新たなサービスの開発に繋がるのではないでしょうか？
重要なのは、その時間を作ることを社員任せにする、のではなく、義務化するということです。
「仕組み化」です。
人は、どうしても意志が弱いところがあります。日頃の業務に流されてしまう、または先ほど言った忙しくしていると仕事をやってる感があり、むしろ楽だったりします。
ですから、社員任せで自分が取れる時に…、みたいにしても時間は確保できません。
仕組み化することで、時間を取れる環境をシステムとして作り出すのです。
企業は、常に成長し続けなければなりません。
ですから、今までと「同じ」ことをやっていては、現状維持では、それはある意味「衰退」ではないでしょうか？
早く取り組まないと手遅れに…なんてこともあり得ます。
社員が成長していくための教育の時間、新サービスを提供するために考える時間、といった企業の成長に繋がる時間は重要であり、必要不可欠です。
新型コロナで経済が停滞している今こそ「重要だけど緊急じゃない」ことに目を向け力を入れていきましょう。
採用も今必要な人財だけでなく、未来に必要な人財を今から募集しよう
欠員が出たから補充のための採用も必要ですが、今後企業に必要な人財をいまから募集しませんか？
人の育成は時間がかかります。
3年後の会社のあるべき姿を考えたときに、こんな人財が必要だな、こんな組織にしたい、と考えると、必要な人財をじっくり募集して採用し育成していくことが大事です。
焦って採用すると「この部分がちょっと心配だけど、まあいいか」みたいなことになります。
結果、長続きしなかったり、未来に必要な人財の定着に繋がらなかったりします。
今後必要となる人財を今から募集・採用して、じっくり育てていきましょう。
